José GonzálezBiblioteca de IA · josegonzalezia.es
De la foto de una factura a tu Excel
Subes la foto o el PDF de la factura y te devuelve los datos en una tabla para tu Excel.
Lo esencial en 10 segundos
Deja de teclear facturas: la IA saca los datos y tú compruebas que el total cuadra.
Una foto nítida y el texto en el mismo mensaje. Revisa siempre los importes con el papel antes de pasarlos a tu gestor. Lo tienes listo aquí abajo.
Hola de nuevo. Ya tienes todo abierto.
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De esta factura, saca en una tabla: proveedor, NIF, fecha, número, base imponible, tipo de IVA, cuota de IVA y total. Si falta algún dato, ponlo como «falta». [adjunta la factura]
Cómo lo uso
- Haz una foto nítida de la factura o adjunta el PDF.
- Pega el texto y sube el archivo en el mismo mensaje.
- Copia la tabla a tu Excel y comprueba los totales con la factura original.
Lo que va entre [corchetes] lo cambias por tus datos. No metas datos personales de clientes que no hagan falta.
¿Se os va el mes tecleando facturas?
Miramos cómo os llegan las facturas y te llevas por escrito cómo dejar de teclearlas y qué pasarle a tu gestor.
Ojo antes de pasarlo a tu Excel
- Comprueba que base más IVA da el total. Si no cuadra, mira la factura original. Lo que se declara lo revisa tu gestor.
- Las facturas llevan NIF y datos de empresa. Usa una cuenta con el entrenamiento desactivado o de empresa.
Para varias facturas a la vez
Si al final del día tienes un montón, súbelas juntas con este texto. Te sale una fila por factura y una comprobación de cada total.
Te adjunto [número] facturas de proveedores. Sácalas en una sola tabla, una fila por factura, con estas columnas en este orden: fecha (dd/mm/aaaa), proveedor, NIF, número de factura, base imponible, tipo de IVA, cuota de IVA, retención si la hay y total. Usa coma para los decimales. Si una factura tiene varios tipos de IVA, haz una fila por cada tipo. Añade una última columna «cuadra» que diga sí o no según si base más IVA menos retención da el total. Si falta un dato, pon «falta».
Pon las columnas en el mismo orden que tu Excel de gastos. Así pegas la tabla sin moverla.
Dónde suele fallar y cómo lo pillas
- Varios tipos de IVA. Pasa en hostelería (10 % y 21 %). Pide una fila por tipo.
- Fechas al revés. Pídelas en dd/mm/aaaa.
- Retenciones. En facturas de profesionales el total baja. Si no la saca, no cuadra.
- Tickets arrugados o oscuros. Repite la foto antes de corregir a mano.
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Hecho, te aviso.
josegonzalezia.es · https://josegonzalezia.es/recursos/datos-de-factura-a-tabla/
Preguntas frecuentes
¿Puede ChatGPT leer facturas en PDF?
Sí, ChatGPT, Gemini y Claude leen PDF e imágenes. Cuanto más nítida sea la foto, menos errores.
¿Sirve esto para llevar la contabilidad?
Sirve para ahorrarte el rato de teclear, pero los datos los revisas tú o tu gestor. Compara siempre los totales con la factura original.
¿Qué hago si la IA se equivoca en un importe?
Corrígelo en la tabla y dile a la IA cuál era el valor correcto. Si se repite, la foto suele ser el problema.
¿Puedo hacer esto con facturas de venta, no de compra?
Sí, el texto sirve igual. Cambia «proveedor» por «cliente» y piensa en qué datos personales aparecen antes de subirlas.
¿Qué pasa en la sesión con José?
Son 55 minutos por videollamada, solo tú y yo. Me cuentas cómo funciona tu negocio, vemos dónde puede ahorrarte tiempo la IA y te llevas por escrito qué hacer primero.