José GonzálezBiblioteca de IA · josegonzalezia.es
Las 8 normas de IA para tu equipo, listas para adaptar
Ocho normas cortas para que tu equipo use la IA sin meter la pata con los datos. Cópialas y adáptalas.
Lo esencial en 10 segundos
Antes de pegar algo en la IA, pregúntate si lo publicarías. Si no, quita los datos.
Unas normas por escrito evitan que cada uno use la IA a su manera y dejan claro quién revisa lo que llega al cliente. Lo tienes listo aquí abajo.
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Las 8 normas, listas para copiar
Cópialas y adáptalas a tu empresa
Es lo primero que pondría en marcha en cualquier equipo: ocho normas cortas que cualquiera entiende. Cópialas, cambia lo que no encaje y cuélgalas donde las vea todo el mundo.
- No metas datos personales de clientes ni del equipo (nombres, DNI, teléfonos, salud) sin anonimizarlos antes.
- Nada de contraseñas, datos bancarios ni contratos confidenciales.
- Usa solo las herramientas que la empresa ha aprobado, con la cuenta de empresa.
- Todo lo que sale de la IA lo revisa una persona antes de enviarlo a un cliente.
- Si un texto o una imagen hechos con IA pueden confundir, se indica.
- Las cifras, fechas y precios se comprueban siempre en la fuente original.
- Una persona decide qué se automatiza y mide si funciona.
- Estas normas se revisan cada 3 meses.
Qué dice el AI Act
Qué dice el AI Act sobre formar al equipo
El Reglamento europeo de inteligencia artificial (AI Act) recoge en su artículo 4 la alfabetización en IA: las empresas que usan sistemas de IA tienen que tomar medidas para que las personas que los manejan sepan lo suficiente de ellos. Se aplica desde el 2 de febrero de 2025. Una reforma europea de julio de 2026 mantiene la obligación de adoptar medidas para fomentar esa alfabetización y aclara que no exige un nivel concreto a cada persona.
Tener normas por escrito, como estas, y formar al equipo en su uso son medidas que puedes documentar. Esto es información general: no es asesoramiento legal ni asegura que tu empresa cumpla la norma. Consúltalo con tu asesor.
Es un punto de partida, no asesoramiento legal. Revísalas con tu asesor antes de aplicarlas en tu empresa.
¿Cada uno usa la IA a su manera?
Repasamos cómo usa la IA tu equipo y qué datos manejáis. Te llevas por escrito las normas adaptadas a tu empresa y qué herramientas aprobar.
Ojo antes de usarlo
- Mira en los ajustes de cada herramienta si tus conversaciones sirven para entrenar el modelo. En cuentas personales suele estar activado.
- Si alguien usa su cuenta personal para temas de la empresa, esos datos quedan fuera de tu control. Por eso pesa tanto la cuenta de empresa.
Qué se puede pegar en la IA y qué no
Lo que más dudas genera. Cuélgalo junto a las normas.
| Lo que vas a pegar | ¿A la IA? | Cómo hacerlo |
|---|---|---|
| Un texto para redes o la web | Sí | Tal cual, sin datos de clientes |
| El correo de un cliente | Con cuidado | Quita nombre, teléfono y dirección |
| Un informe o caso clínico | Con cuidado | Anonimizado y con cuenta de empresa |
| Un contrato | Con cuidado | Sin nombres ni importes |
| Una factura de proveedor | Con cuidado | Cuenta de empresa y revisa las cifras |
| Nóminas, DNI o datos bancarios | No | El riesgo es alto y no aporta nada |
| Contraseñas o accesos | Nunca | Tampoco para pedir ayuda con un error |
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Preguntas frecuentes
¿Qué datos no debo meter nunca en ChatGPT?
Datos personales sin anonimizar, contraseñas, datos bancarios y contratos confidenciales. Es la base de estas normas.
¿Necesita mi empresa una política de uso de IA?
Si más de una persona usa la IA en el trabajo, conviene tener unas normas escritas. Evitan errores con los datos y dejan claro quién revisa.
¿Qué dice el AI Act sobre formar al equipo en IA?
Su artículo 4 trata la alfabetización en IA y se aplica desde el 2 de febrero de 2025. Una reforma de julio de 2026 mantiene la obligación de adoptar medidas para fomentarla y aclara que no exige un nivel concreto a cada persona. Unas normas por escrito y formar al equipo son medidas que puedes documentar. Es información general, no asesoramiento legal.
¿Estas normas sustituyen al asesoramiento legal?
No. Son un punto de partida; revísalas con tu asesor antes de aplicarlas.
¿Qué hago si alguien ya ha pegado datos de clientes en la IA?
Borra esa conversación y desactiva en los ajustes el uso de tus datos para entrenar. Si eran datos sensibles, consúltalo con tu asesor de protección de datos.
¿Qué pasa en la sesión con José?
Son 55 minutos por videollamada, solo tú y yo. Me cuentas cómo funciona tu negocio, vemos dónde puede ahorrarte tiempo la IA y te llevas por escrito qué hacer primero.